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文学院教学档案规范要求

发布日期 : 2017-10-11 15:04:07访问次数:87次
一、教学档案管理要求
1.凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文件、图表、声像载体等材料,以及反映教学运行、教学管理和教学建设的重要标志性材料,均属教学档案。
2.教学档案实行集中统一管理,由学院教学办、系部负责管理本单位系部的教学档案。由教师个人负责的教学资料如试卷、教案、工作手册等须由教师本人按规范要求整理好后上交。
3.教学工作与教学档案建档工作应保持同步,布置、检查、汇总、评估教学工作的同时,要做好教学档案积累、汇总、归档工作。
4.在教学过程中形成的、具有保存价值的文件材料(包括底稿),须由负责人收集齐全,分类积存,于翌年整理立卷,凡属永久性保存的教学档案一律移交校档案部门保存。
5.未经院领导同意,任何人不得私自对外交流材料或泄露材料内容。
6.逐步实现教学档案的科学化管理和信息化管理。
二、教学材料格式要求
1.有统一格式要求的(如教学大纲、教案、试卷及下发各类表格等),按统一格式编写。
2.自拟的各类文件材料,应遵照规范的办公文档格式行文。
1)字体字号。标题用二号宋字体,加粗。如有副标题,则副标题用小二号楷体。标题可分一行或多行居中排列,换行时,要求做到词意完整、排列对称。注意标题、副标题、小标题、正文的字体字号的层级区别。
2)序号。正文结构层次序号第一级为“一”(后加顿号),第二级为“()”,第三级为“1”(后加小黑点),第四级为“(1), 第五级为“①”。如层级较少,第二级可直接从“1”开始。
3)文中表格。表格资料标题用“四号”宋体字加粗,表内文字用字体“小四号”或“五号”仿宋体字(据实际情况选用),表头内文字加粗。
4)落款。在正文右下方落款处署成文单位全称;在成文单位下一行相应处标识成文日期(用阿拉伯数字,右空4字标注资料成文日期)。
5)附件的标注。资料如有附件,应在正文下空1行,左空2字符标明“附件”,后标全角冒号。附件如有序号,使用阿拉伯数码。如“附件:1.××专业人才市场需求调研报告”。
6)页码。位于页面底端(页脚),对齐方式为“居中”。
7)版面。文档排版要整齐匀称,美观大方。行距保持一致,20-24磅。
三、教学材料收集要求
1.纸质材料的收集
教学工作中形成的材料一般应按照学年进行分类、整理、汇总,材料要按照年度教学考核的项目要求准确分类、清楚编目;其他材料一般按照自然年度收集、整理、汇总。专项检查的材料另按要求编目。
2.音像、证书、实物材料的收集
音像材料袋装后分类保存(同时收集电子版),并标明内容与数量。各类证书由教学办复印一式两份。获奖作品、科技作品、锦旗、奖杯、奖牌等实物材料要先对原件拍照(电子照片存档)再打印照片,著作、教材复印封面和版权页,论文复印封面、目录和正文,此类复印件需加盖相应管理部门公章。所有音像、证书、实物材料均要列出清单。
四、教学材料归档要求
(一)材料的整理
1.归档顺序有统一要求的(如考试资料),均按统一要求整理编目。
2.没有统一要求的,按以下要求整理。
1)每项完整的工作或独立的信息项为一份档案单元。
2)每一档案首页为封面(二号宋体加粗),次页为目录(小二黑体,内容小四宋体),然后是支撑材料;材料无论单面或双面只要有文字,均应一面编写一个页号,页码用铅笔标记在页脚居中处。
3)支撑材料要根据材料形成的自然规律,按时间或逻辑顺序排列。密不可分的文件材料按正件在前、附件在后,批复在前、请示在后的顺序排列。
4)支撑材料的层级编号:第一级12…,第二级1-12-1…,第三级1-1-12-1-1……依此类推。第一级标题单独成页(小封面,小二宋体加粗居中),并转行罗列二级标题(三号楷体居中);二级、三级标题以题目形式出现或在页眉处标示。
5)每份档案材料均要有汇总表或汇总清单,汇总表一般置于目录之后、支撑材料之前。
6)档案如果装盒,则还要统一印制封面、侧面标签和卷内目录。
3.非纸质材料(如光盘)按内容分类装入材料袋,并在袋上贴上标有编目的材料清单。电子文档需要建立与纸质文件编目配套的文件夹。
4.教师本人形成的教学资料(如考试资料、毕业论文资料等)须由教师本人按要求完成,系主任、教学办负责验收;教学管理部门形成的教学资料由管理人员负责整理完成。
(二)材料的装订
1.每份档案材料须拆除金属物(文件夹、订书针),纵向正立排列,右边、下边对齐后,左侧装订。如有横向排版的,除考试资料的《考场情况记录单》外,装订方向则统一为纵向、上左(文字内容在上面的朝左边)下右排列。
2.不装订的其他材料(如手册等)以活动内容、班级为单位,按学号或其他特征为序存放,并在右上角标记编号,加盖单位公章。
(三)材料的组卷
1.内容相同的材料原则上组成一个案卷,如果材料数量较多时可组成若干卷。也可以根据文件材料的内在联系,对问题单一、文件较少、关联较密切的若干材料组成一卷。
2.所有材料应使用大小统一的档案盒装盒。原则上一个案卷的材料放入一个档案盒,材料较多的按创建材料目录依次放入几个档案盒。材料有多盒的既要提供总目录,还要提供盒内分目录。
3.档案盒按层级排序。第一级为指标数,第二级为该指标级的盒数,如档案盒1-①表示第一个一级指标的第一个档案盒,1-⑩表示该指标的第10个档案盒,2-③表示该指标的第第二个一级指标的第三个档案盒。在每个一级指标的第一个档案盒中存放该一级指标所有支撑材料目录,第二个及以后的档案盒中从上到下放入本档案盒的材料目录和按目录次序排列的相应支撑材料。支撑材料的排序,按材料的重要性和其对观测点的支撑程度从大到小排列。未装订的材料用文件夹夹好,以防缺失。
4.对暂时无法归档的资料,可放在专用资料盒或资料袋内,并标注清楚,以便需要时调阅。任何人不得随意丢弃、销毁档案材料。
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